در یک آژانس تبلیغاتی گروهها و بخش های متنوعی فعالیت می کنند که در ادامه به آنها اشاره خواهد شد:
- مدیر پروژه کیست ؟ ارتباط دهنده ی اصلی مشتری و آژانس بوده، وظیفه ی او نظارت بر اجرای دقیق امور مشتریان در داخل شرکت و حصول اطمینان از بهره مندی کامل مشتری از مجموعه ی امکانات موجود است. این نکته قابل ذکر است که نباید تصمیم گیری در همه ی زمینه ها را وظیفه ی مدیر پروژه تلقی کرد؛ بلکه مسئولیت او پیشبرد کار مشتری در پیوند با آژانس محسوب می شود.
وظایف مدیر پروژه چیست ؟
- تهیه اسناد و مدارک لازم جهت تعیین استراتژی؛
- تکمیل فرم سفارش ها و تحویل آنها به بخش تولید؛
- جمع آوری برآورد قیمت ها از کلیه بخش ها؛
- هماهنگ نمودن جلسات ارائه ی کار به مشتری؛
- ارائه فاکتورها به مشتری.
- مدیر رسانه کیست ؟ مدیر رسانه، نقشی اساسی ایفا می کند. وظیفه ی او ارائه ی ترکیبی مناسب از رسانه ها در چارچوب زمان و بودجه ی پیشنهادی است. مدیر رسانه هرگز به تنهایی انفرادی عمل نمی کند و عضو ثابتی از گروه اجرایی محسوب می شود.درصورت ارتباط مستقیم با مشتری، برای ارائه بهترین پیشنهاد رسانه ای، مدیر رسانه باید به دو موضوع اشراف کامل داشته باشد:
- استراتژی تبلیغات؛
- موقعیت هر رسانه و دیده شدن آن توسط مخاطبین مورد نظر.
- مدیررسانه باید بهترین رسانه را برای آگاهی مخاطبان از پیام مورد نظر پیشنهاد کند
وظایف مدیر رسانه چیست ؟
- آگاهی کامل از رسانه هی موجود؛
- توسعه و گسترش ارتباطات کاری با صاحبان رسانه ها؛
- طراحی استراتژی رسانه ای؛
- تهیه ی برنامه ی زمانبندی تولیدات رسانه ای با کمک مدیر تولید؛
- مذاکره با مسئولین رسانه ها برای دریافت بهترین خدمات و مناسب ترین قیمت.
- مدیر تحقیقات کیست؟ آیا یک آژانس تبلیغاتی می تواند در تاریکی مطلق فعالیت نماید؟
آیا قادر است بدون شناخت کافی از مشتریان با آنها ارتباط برقرار کند؟ اطلاعات ، رمز دستیابی به پاسخ این پرسش ها و بسیاری
پرسش های دیگر است. هرقدر اطلاعات بیشتری داشته باشیم، دسترسی به راه حل های جذاب و نتیجه بخش، آسان تر خواهد بود.
وظایف مدیر تحقیقات چیست؟
- شرکت در کلیه ی جلسات اجرایی آژانس تبلیغاتی؛
- تهیه و به روز نگهداشتن پرونده ی محصولات مشتریان؛
- حفظ ارتباط با بخش تحقیقات مشتری؛
- تهیه و به روز نگهداشتن اطلاعات جمعیتی و رسانه ها با همکاری واحد رسانه؛
- همکاری مستمر با مشتری برای تعریف بودجه ی تحقیقاتی و کنترل کلیه ی مخارج مربوطه.
- مدیر تولید/ مسئول ترافیک کیست؟ آگاهی از توانایی آژانس تبلیغاتی در انجام کار با بالاترین کیفیت و مناسب ترین قیمت در زمان تعیین شده، معیار قضاوت مشتریان در مورد عملکرد آن است.
این مهمترین وظیفه ی یک مدیر تولید یا مسئول ترافیک است. با این که مدیر تولید به تنهایی عمل نکرده و عده ی زیادی برای عملیاتی شدن هر پروژه در آژانس در تعامل با یکدیگر می باشند، اما مسئولیت هماهنگی و اتمام کار بر عهده ی مدیر تولید است؛ بعلاوه مسئولیت هماهنگی امور شرکت و پیمانکاران را به عهده دارد، زیرا بدون هماهنگی درست و دقیق انجام هر نوع کار اجرایی غیر ممکن خواهد بود.
وظایف مدیر تولید/ مسئول ترافیک چیست؟
- تهیه ی برآورد قیمت در زمان مورد نیاز برای اجرای هر کار؛
- تایید فاکتورهای پیمان کاران جهت پرداخت؛
- نظارت برکنترل کیفیت تولید؛
- اطمینان از تحویل کار در زمان تعیین شده؛
- تهیه ی فهرستی از پیمانکاران موجود و شناخت پیمان کاران جدی
- گروه ایده پردازی شامل چه کسانی می شود ؟
مرکز ثقل چنین گروهی در یک آژانس تبلیغاتی، مدیر هنری و نویسنده ی تبلیغاتی است. این دو نفر با همکاری یکدیگر و نظارت مدیر ایده پردازی، کمپین های تبلیغاتی را طراحی می کنند. در گروه ایده پردازی، مدیر هنری، علاوه بر مسئولیت کلیه ی طراحی ها، مسئولیت پروژه را از ابتدا تا مرحله ی تولید بر عهده دارد.
نویسنده تبلیغاتی علاوه بر مسئولیت طراحی شعارها باید کلیه ی متون مورد نیاز برای هر طراح را آماده و به تایید برساند و پس از اتمام طراحی قبل از ارائه به مشتری یا چاپ متون را نظارت و ویرایش نماید. خلاقیت، کلید موفقیت هر آژانس تبلیغاتی است؛ البته ایده هایی خلاق هستند که در چارچوب خواسته شده از سوی مشتری و با هماهنگی نوع محصول ارائه شوند
وظایف گروه ایده پرداز چیست؟
- فعالیت به عنوان عضوی از گروه اجرایی؛
- پیش بینی مراحل تولید تا پایان پروژه ؛
- تایید صورت حساب های مالی پیمان کاران؛
- توضیح کامل پروژه به آتلیه و نظارت بر حسن انجام کار؛
- کمک به دستیابی به افتخارات هنری آژانس
- مدیر آتلیه کیست؟ مدیر آتلیه با دوبخش همکاری نزدیکی دارد.گروه ایده پردازی که شامل مدیر هنری و
نویسنده ی تبلیغاتی است و بخش تولید. گروه ایده پردازی در تهیه ی طرح های آماده سازی برای چاپ و نظارت بر آن به مدیر آتلیه کمک می کند و مدیر تولید در ایجاد برنامه ی زمان بندی یاری می رساند. مسئولیت اصلی مدیر آتلیه ارائه به موقع طرح نهایی و آماده سازی آن برای تولید است.کلیه ی طرح های نهایی شده و آماده سازی آن برای تولید قبل از خروج از شرکت باید به تایید مدیر هنری، نویسنده تبلیغاتی و مدیر آتلیه برسد.
وظایف مدیر آتلیه چیست؟
- دریافت گزارش جلسات از مدیر هنری؛
- نظارت بر نحوه ی کار مجریان؛
- نگهداری از پرونده ی طرح های نهای شده؛
- نگهداری پرونده متون؛
- نگهداری پرونده ی عکس و اسلاید
- مدیر مالی کیست؟ هر زمان سازمانی بخواهد توانایی های بالقوه خود را رشد و گسترش دهد، کنترل مالی سازمان در تمامی سطوح، اهمیت ویژه ای پیدا خواهد نمود. آژانس تبلیغاتی زمانی می تواند مشتریان خود را کار آمدتر و موثرتر مدیریت کند که کنترل مالی به صورت مناسب و صحیح انجام گیرد. این موضوع به آژانس کمک می کند تا با بدست آوردن سود مناسب، سرمایه گذاری لازم در زمینه ی تجهیزات و کارمندان جدید را ایجاد نماید.
از وظایف مهم مدیر مالی، کنترل حساب مشتریان و گردش مالی به صورت منظم و قاعده مند است. گزارش ماهانه ایجاد ترازنامه ی برنامه ریزی، گردش پول و مدیریت پرداخت ها و دریافت ها است.
وظایف مدیر مالی چیست؟
- گزارش مالی منظم به مدیریت؛
- کنترل کلیه ی فاکتورها قبل از ارسال به مشتری؛
- زمان بندی پرداخت صورت حسابه به پیمان کاران؛
- پرداخت به موقع حقوق ماهانه ی کارکنان؛
- کنترل نهایی هزینه های تنخواه گردان
متصدی پذیرش کیست؟ اولین فردی که با مشتری به صورت تلفنی یا حضوری در تماس است. حفظ یک برخورد خوش آیند و کارآمد، اولین امتیاز هر متصدی پذیرش حرفه ای است. علاوه بر مراجعین، پذیرش کلیه ی بسته های وارده توسط پیک ها و تحصیل داران و دریافت پیام های ارسالی به آژانس از وظایف متصدی پذیرش است. متصدی پذیرش یعنی استقبال از مراجعین و جوابگویی به تلفن ها.